किसी भी कंपनी या संगठन से दिन के आधार पर मीटिंग की आवश्यकता होती है। निर्णय लेने के समय, वे बॉस और अधीनस्थों के लिए कार्यों का समन्वय करने और अपेक्षित परिणामों की गारंटी देने वाले व्यावहारिक निष्कर्षों पर आने का सबसे अच्छा विकल्प हैं।
लेकिन समय के साथ, बैठक उलटी पड़ सकती है क्योंकि यह चर्चा के केंद्रीय केंद्र से दूर चला जाता है और यादृच्छिक विषयों के इर्द-गिर्द घूमता है जिनमें समस्या को सुलझाने के लिए कुछ भी नहीं होता है। ऐसा न हो, इसके लिए कुछ दृष्टिकोण आवश्यक हैं। अपनी कार्य बैठकों को अधिक प्रभावी बनाने के लिए दस युक्तियां देखें।
1? अनुसूची समय (और उन्हें सम्मान देने की कोशिश करें)
मीटिंग बुलाते समय, एक प्रारंभ समय और एक अंतिम समय निर्धारित करें। यह हितधारकों को सही ढंग से शेड्यूल करने की अनुमति देता है और बैठक को आवश्यक होने से आगे बढ़ाने से रोकता है। समय निर्धारित करने के लिए, चर्चा किए जाने वाले विषय को ध्यान में रखना और लोगों की संख्या को बुलाना। अंत में, इन समय का सम्मान करें।
2? अनावश्यक बैठकों से बचें
यदि समस्या में एक से अधिक व्यक्ति शामिल नहीं हैं, लेकिन आपको, आपको इसे हल करने के लिए एक मीटिंग सेट करने की आवश्यकता नहीं है। अन्य शामिल के साथ बैठें और शामिल कारकों पर जल्दी से चर्चा करें। बैठक को केवल तभी निर्धारित करें जब विचारों को संरेखित करना या किसी विशेष विषय के लिए समाधान विकसित करना आवश्यक हो।
3? प्रतिभागियों को अग्रिम रूप से एजेंडा भेजें
बैठक के दौरान कवर किए जाने वाले विषयों की एक सूची तैयार करें और इसे प्रतिभागियों को अग्रेषित करें। यह उन्हें तैयार करने और बहस के समय को छोटा करने की अनुमति देता है क्योंकि प्रत्येक अपने पहले से सोचा विचारों को ले जाएगा। एजेंडा से बचने की कोशिश करें ताकि समय का विस्तार न हो।
4 एक सच्चे नेता की तरह कार्य करें
चीजों को नियंत्रण से बाहर रखने के लिए, आपके पास एक स्थिर पल्स होना चाहिए। आपको सत्तावादी होने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन लोगों को विचलित होने या मूल मुद्दे से दूर होने की अनुमति न दें। इसके अलावा, विचारों को मुफ्त चलने दें ताकि हर कोई चर्चा का अधिकतम लाभ उठा सके।
5? नज़र रखें
संबोधित किए जा रहे विषय पर निर्भर करते हुए, यह हो सकता है कि लोग अति-उत्साहित या हतोत्साहित महसूस करें। फिर भी, आपको अपनी आत्माओं को शांत करने या संभावित तनाव को नियंत्रित करने के लिए शांत रहने की आवश्यकता है। सद्भाव बनाए रखने के लिए एक-दूसरे के दृष्टिकोण को समझने की कोशिश करें।
6 समय का प्रबंधन करें
हर किसी को अपनी बात कहने के लिए, केवल एक व्यक्ति को एकाधिकार करने की अनुमति देने से बचें। प्रत्येक व्यक्ति को अपनी राय बताने के लिए एक सीमा निर्धारित करें और फिर धीरे से संकेत दें कि यह अन्य लोगों को इसके बारे में बात करने का समय है।
7 तैयार हो जाओ
आपको बैठक के लिए तैयार रहने की भी आवश्यकता है। इससे पहले, प्रश्न में एजेंडा की समीक्षा करें और इसके बारे में अपने मुख्य विचारों को लिखें। पहले मूल्यांकन किए गए विचारों या समाधानों के साथ बैठक में जाएं और उनका बचाव करने के लिए तैयार रहें।
8 सुनना सीखो
यहां तक कि अगर आपने बैठक कक्ष में प्रवेश किया है, तो पूरी तरह से आश्वस्त हैं कि आपके विचार समस्याओं को हल करने या परिणाम प्राप्त करने के लिए सबसे उपयुक्त हैं, अन्य प्रतिभागियों को क्या कहने का मौका है। जब एक बैठक बुलाई जाती है, तो सभी की राय सुनी जाती है और इसलिए एक आम भाजक तक पहुँचा जा सकता है: यदि आप स्वयं निर्णय लेना चाहते हैं, तो आपको अन्य लोगों से मिलने की आवश्यकता नहीं है।
9 दृश्यों का उपयोग करें
स्लाइड और अन्य विज़ुअल एड्स का उपयोग करके अपने विचारों को स्पष्ट रूप से बताएं ताकि अन्य प्रतिभागी उन्हें सबसे अच्छे तरीके से देख सकें, खासकर जब डेटा या संख्याओं के साथ काम करना। केवल भाषण थकाऊ हो सकता है और इसमें शामिल लोगों को विचलित कर सकता है।
10? समीक्षा करें कि क्या बात की गई थी
चर्चा के अंत में, दूसरों के साथ समीक्षा करें कि क्या चर्चा की गई और क्या निर्णय किए गए। फिर उन्हें यह जानकारी ईमेल करें। यह आपको बैठक के परिणामों को बेहतर ढंग से देखने की अनुमति देगा।
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